Фильтрация – это отбор и отображение тех записей списка,
которые соответствуют указанному критерию. Верхние строки фильтруемого
диапазона должны содержать подписи столбцов.
В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в
списке не изменяется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не
требуется отображать.
Для простых условий используют автофильтр, а для более сложных – расширенный фильтр. Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.
Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации данных с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца. Для одного столбца можно определить несколько условий поиска. Чтобы установить этот режим надо выполнить следующие действия:
1. Укажите ячейку в фильтруемом списке.
2. Дайте команду Данные=> Фильтр=> Автофильтр.
После этого в нижней части заголовка каждого столбца появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условий отбора.
3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.
4. Выберите значение в списке.
С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий.
Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых необходимый оператор сравнения
(равно, больше, меньше, и т.д.), а в
правое поле введите ограничение. Переключатель и/или позволяет указать второе условие фильтрации для выбранного столбца. и значение сравнения справа от него.
Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку И, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.
Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку Или, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.
При этом в условиях поиска можно использовать символы подстановки "*" и "?". Условия могут быть объединены одним из двух способов: по "И" либо по "ИЛИ". Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца, воспользуйтесь условием отбора "Первые 10...".
Наконец, записи можно отфильтровать просто по конкретному значению, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению.
При вводе условий отбора можно использовать перечисленные ниже элементы условий.
1. Чтобы отобрать строки, содержащие ячейки с заданным значением, введите требуемые число, дату, текстовую или логическую константу в ячейку ниже заголовка столбца диапазона условий. Например, чтобы отобрать строки, в которых индекс отделения связи равен 115522, введите в диапазоне условий число 115522 ниже заголовка «Индекс отделения связи».
2. При использовании текстовой константы в качестве условия отбора будут отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Например, при вводе условия «Анг» будут отобраны строки с ячейками, содержащими слова Ангара, Англия и Ангола. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например, текст, следует ввести условие:
=''=текст''
3. Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов.
Знаки подстановки
Значение
Пример
? (знак вопроса)
Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса
д?м задает поиск "дым" и "дом"
* (звездочка)
Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка
*ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"
~ (тильда), за которой следует ?, * или ~
Знак вопроса, звездочка или тильда
Что~? Задает поиск "Что?"
Примечание. Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.
После применения фильтра в списке остаются только строки, содержащие указанное значение.
В Microsoft Ехсеl фильтрованные объекты выделяются специальным образом. Номера отфильтрованных строк становятся голубыми. Стрелки автофильтра в столбцах, по значению которых отбирались строки, также выделяются голубым цветом.
Чтобы отфильтровать список по
данным нескольких столбцов, можно последовательно применить автофильтр к
каждому из столбцов или применить расширенный фильтр.
Строки, отобранные при фильтрации,
можно редактировать, форматировать, копировать и выводить на печать, а также
создавать на их основе диаграммы.
Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.
Чтобы удалить автофильтр из списка, дайте ещё раз команду Данные => Фильтр=> Автофильтр.
Рассмотрим пример.
Ниже приведен фрагмент списка данных, который мы будем использовать в дальнейшей работе. В каждом поле содержится информация определенного типа, например, фамилии, имена и т.д., а запись состоит из описания элемента списка. В нашем списке каждая запись содержит основные сведения о сотруднике: № п.п., Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Разряд, Улица, Дом, Кв., Дата рождения, Телефон, Оклад, Дата приема на работу.
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
1
2
3
4
5
Список сотрудников
6
7
№ п.п.
Фамилия
Имя
Отчество
Пол
Разряд
Улица
Дом
Кв.
Дата рождения
Телефон
Оклад
Дата приема на работу
8
1
Иванова
Татьяна
Викторовна
Ж
12
Кирова
12
811
12.08.1947
22-34-56
2234
12.08.1995
9
2
Бодрова
Вера
Федоровна
Ж
11
Гамарника
45
213
23.09.1980
23-45-78
1567
23.09.1994
10
3
Смирнова
Любовь
Антоновна
Ж
9
Фокина
54
45
11.07.1967
нет
895
11.07.1995
11
4
Иванова
Галина
Сергеевна
Ж
6
Нейбута
23
56
06.06.1971
45-56-32
544
06.06.1992
12
5
Иваненко
Анна
Павловна
Ж
8
Некрасова
23
144
08.01.1956
12-34-87
756
08.01.1995
13
6
Иващенко
Сергей
Максимович
М
15
Фокина
11
56
09.02.1934
47-56-21
3245
09.02.1995
14
7
Иванова
Наталья
Алексеевна
Ж
17
Нерчинская
3
98
29.04.2023
нет
4345
29.04.1995
15
8
Иванов
Петр
Алексеевич
М
14
Пацаева
4
43
13.03.1978
11-23-45
1456
13.03.1993
16
9
Иваненко
Алексей
Аркадьевич
М
12
Шошина
9
21
18.12.1954
54-32-67
1367
18.12.1995
17
10
Иванова
Галина
Николаевна
Ж
9
Фадеева
12
34
19.10.1969
нет
854
19.10.1995
18
11
Яхонтов
Олег
Васильевич
М
12
Фирсова
13
43
25.05.1971
22-45-55
1388
25.05.1991
19
12
Яковлев
Виктор
Глебович
М
13
Пушкинская
17
117
23.05.1972
33-65-76
2450
23.05.1992
20
13
Иванова
Елена
Андреевна
Ж
18
Пирогова
53
233
12.08.1947
нет
4765
12.08.1992
21
14
Ивановский
Сергей
Михайлович
М
15
Снеговая
12
24
23.02.1947
42-25-56
1503
13.06.1980
22
15
Ивановская
Ирина
Викторовна
Ж
13
Баляева
29
38
11.04.1956
34-87-21
1529
23.05.1981
23
16
Иванович
Михаил
Иванович
М
11
Багратиона
70
56
18.12.1967
23-67-45
960
11.08.1991
24
17
Иванович
Татьяна
Николаевна
Ж
9
Фокина
11
12
14.11.1977
22-44-66
725
19.03.1999
Вначале отберем только те записи, в которых значение в столбце Оклад больше 1000. Для этого установим режим фильтрации (Данные => Фильтр => Автофильтр), щелкнем на кнопке у заголовка "Оклад" (рис.7,4) и выберем в открывшемся списке "Условие..."
Рис. .7.4. Фрагмент таблицы с открытым ниспадающим списком
Затем введем критерий в появившемся окне (рис. 7.5).
Рис. 7.5 .Окно для ввода условий автофильтра
После нажатия кнопки "ОК" фильтр вступит в действие. При этом кнопка открытия списка окрашивается в синий цвет, а в строке состояния появляется соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем номера не попавших в фильтр строк не отображаются (рис. 7.6).
Рис. 7.6. Фрагмент списка с результатом применения Автофильтра
Для отбора записей, у которых значение оклада находится в диапазоне от 1000 до 2000, необходимо задать двойное условие, как показано на рис. 7.7.
Рис. 7.7. Наложение двух условий на один столбец
Примечание. При первоначальном выборе в ниспадающем списке пункта Первые 10 – отбор указанного
количества (не обязательно десяти) наибольших
или наименьших элементов списка. При
выборе этого варианта открывается диалоговое окно (рисунок 7.8) для установки
критериев отбора.