Рейтинг@Mail.ru
Оглавление
Введение
1. Основные понятия и элементы окна Excel
2. Ввод и редактирование данных
3. Форматирование рабочего листа
4. Подготовка к печати документа Excel
5. Расчеты в Excel
6. Диаграммы в Excel
7. Работа со списками данных
8. Автоматическое подведение промежуточных итогов
9. Сводные таблицы

неизвестный Excel



7.  Работа со списками данных

7.2. Фильтрация данных
Выборка данных средствами Автофильтра

7.2. Фильтрация данных

Фильтрация – это отбор и отображение тех записей списка, которые соответствуют указанному критерию. Верхние строки фильтруемого диапазона должны содержать подписи столбцов.

В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Для простых условий используют автофильтр, а для более сложных – расширенный фильтр. Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

Выборка данных средствами Автофильтра

Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации данных с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки от­дельного столбца. Для одного столбца можно определить несколько условий поиска. Чтобы установить этот режим надо выполнить следующие действия:

1. Укажите ячейку в фильтруемом списке.

2. Дайте команду Данные=> Фильтр=> Автофильтр.

После этого в нижней части заголовка каждого столбца появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условий отбора.

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий.

  • Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых необходимый оператор сравнения (равно, больше, меньше, и т.д.), а в правое поле введите ограничение. Переключатель и/или позволяет указать второе условие фильтрации для выбранного столбца. и значение сравнения справа от него.
  • Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку И, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.
  • Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку Или, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.
  • При этом в условиях поиска можно использовать символы подстановки "*" и "?". Условия могут быть объединены одним из двух способов: по "И" либо по "ИЛИ". Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца, воспользуйтесь условием отбора "Первые 10...".
  • Наконец, записи можно отфиль­тровать просто по конкретному значению, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению.

При вводе условий отбора можно использовать перечисленные ниже элементы условий.

1. Чтобы отобрать строки, содержащие ячейки с заданным значением, введите требуемые число, дату, текстовую или логическую константу в ячейку ниже заголовка столбца диапазона условий. Например, чтобы отобрать строки, в которых индекс отделения связи равен 115522, введите в диапазоне условий число 115522 ниже заголовка «Индекс отделения связи».

2. При использовании текстовой константы в качестве условия отбора будут отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Например, при вводе условия «Анг» будут отобраны строки с ячейками, содержащими слова Ангара, Англия и Ангола. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например, текст, следует ввести условие:
=''=текст''

3. Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов.

 

Знаки подстановки
Значение
Пример
? (знак вопроса) Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса д?м задает поиск "дым" и "дом"
* (звездочка) Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"
~ (тильда), за которой следует ?, * или ~ Знак вопроса, звездочка или тильда Что~? Задает поиск "Что?"

Примечание. Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.

После применения фильтра в списке остаются только строки, содержащие указанное значение.

В Microsoft Ехсеl фильтрованные объекты выделяются специальным образом. Номера отфильтрованных строк становятся голубыми. Стрелки автофильтра в столбцах, по значению которых отбирались строки, также выделяются голубым цветом.

Чтобы отфильтровать список по данным нескольких столбцов, можно последовательно применить автофильтр к каждому из столбцов или применить расширенный фильтр.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, копировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы.

Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.

Чтобы удалить автофильтр из списка, дайте ещё раз команду Данные => Фильтр=> Автофильтр.

Рассмотрим пример.

Ниже приведен фрагмент списка данных, который мы будем использовать в дальнейшей работе. В каждом поле содержится информация определенного типа, например, фамилии, имена и т.д., а запись состоит из описания элемента списка. В нашем списке каждая запись содержит основные сведения о сотруднике: № п.п., Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Разряд, Улица, Дом, Кв., Дата рождения, Телефон, Оклад, Дата приема на работу.

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
1
2
3
4
5
Список сотрудников
6
                         
7
№ п.п.
Фамилия
Имя
Отчество
Пол
Разряд
Улица
Дом
Кв.
Дата рождения
Телефон
Оклад
Дата приема на работу
8
1 Иванова Татьяна Викторовна Ж 12 Кирова 12 811 12.08.1947 22-34-56 2234 12.08.1995
9
2 Бодрова Вера Федоровна Ж 11 Гамарника 45 213 23.09.1980 23-45-78 1567 23.09.1994
10
3 Смирнова Любовь Антоновна Ж 9 Фокина 54 45 11.07.1967 нет 895 11.07.1995
11
4 Иванова Галина Сергеевна Ж 6 Нейбута 23 56 06.06.1971 45-56-32 544 06.06.1992
12
5 Иваненко Анна Павловна Ж 8 Некрасова 23 144 08.01.1956 12-34-87 756 08.01.1995
13
6 Иващенко Сергей Максимович М 15 Фокина 11 56 09.02.1934 47-56-21 3245 09.02.1995
14
7 Иванова Наталья Алексеевна Ж 17 Нерчинская 3 98 29.04.2023 нет 4345 29.04.1995
15
8 Иванов Петр Алексеевич М 14 Пацаева 4 43 13.03.1978 11-23-45 1456 13.03.1993
16
9 Иваненко Алексей Аркадьевич М 12 Шошина 9 21 18.12.1954 54-32-67 1367 18.12.1995
17
10 Иванова Галина Николаевна Ж 9 Фадеева 12 34 19.10.1969 нет 854 19.10.1995
18
11 Яхонтов Олег Васильевич М 12 Фирсова 13 43 25.05.1971 22-45-55 1388 25.05.1991
19
12 Яковлев Виктор Глебович М 13 Пушкинская 17 117 23.05.1972 33-65-76 2450 23.05.1992
20
13 Иванова Елена Андреевна Ж 18 Пирогова 53 233 12.08.1947 нет 4765 12.08.1992
21
14 Ивановский Сергей Михайлович М 15 Снеговая 12 24 23.02.1947 42-25-56 1503 13.06.1980
22
15 Ивановская Ирина Викторовна Ж 13 Баляева 29 38 11.04.1956 34-87-21 1529 23.05.1981
23
16 Иванович Михаил Иванович М 11 Багратиона 70 56 18.12.1967 23-67-45 960 11.08.1991
24
17 Иванович Татьяна Николаевна Ж 9 Фокина 11 12 14.11.1977 22-44-66 725 19.03.1999

Вначале отберем только те записи, в которых значение в столбце Оклад больше 1000. Для этого установим режим фильтрации (Данные => Фильтр => Автофильтр), щелкнем на кнопке у заголовка "Оклад" (рис.7,4) и выберем в открывшемся списке "Условие..."

Рис. .7.4. Фрагмент таблицы с открытым ниспадающим списком

Затем введем критерий в появившемся окне (рис. 7.5).

Рис. 7.5 .Окно для ввода условий автофильтра

После нажатия кнопки "ОК" фильтр вступит в действие. При этом кнопка открытия списка окрашивается в синий цвет, а в строке состояния появляется соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем номера не попавших в фильтр строк не отображаются (рис. 7.6).

Рис. 7.6. Фрагмент списка с результатом применения Автофильтра

Для отбора записей, у которых значение оклада находится в диапазоне от 1000 до 2000, необходимо задать двойное условие, как показано на рис. 7.7.

Рис. 7.7. Наложение двух условий на один столбец

Примечание. При первоначальном выборе в ниспадающем списке пункта Первые 10 – отбор указанного количества (не обязательно десяти) наибольших или наименьших элементов списка. При выборе этого варианта открывается диалоговое окно (рисунок 7.8) для установки критериев отбора.

Рис. 7.8

в начало



Бесплатный емейл-курс "20 шпаргалок для начинающего пользователя ПК"

http://vinogradonline.ru/ob/go/yuschikev/p/autodengi1start

Клуб на Миллион в месяц (СТАРТ)



Главная Windows 7 Windows XP Word 2003 Word 2007 и выше Excel 2003 Excel 2007 Алгоритмы Статистика Принцип Парето Цифровые системы
управления

Copyright © 2008-2017
Ющик Е.В. e-mail: veta@comp5.ru

All Rights Reserved

Рейтинг@Mail.ru

Реклама: