Рейтинг@Mail.ru
Оглавление
Введение
1. Основные понятия и элементы окна Excel
2. Ввод и редактирование данных
3. Форматирование рабочего листа
4. Подготовка к печати документа Excel
5. Расчеты в Excel
6. Диаграммы в Excel
7. Работа со списками данных
8. Автоматическое подведение промежуточных итогов
9. Сводные таблицы

Microsoft Office Шаг за Шагом

Хотите быстро освоить Word, Excel и PowerPoint?
Все, что нужно для самостоятельного изучения

НАХОДИТСЯ ЗДЕСЬ >>



7.  Работа со списками данных

7.2. Фильтрация данных
Выборка данных средствами Автофильтра

7.2. Фильтрация данных

Фильтрация – это отбор и отображение тех записей списка, которые соответствуют указанному критерию. Верхние строки фильтруемого диапазона должны содержать подписи столбцов.

В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Для простых условий используют автофильтр, а для более сложных – расширенный фильтр. Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

Выборка данных средствами Автофильтра

Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации данных с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки от­дельного столбца. Для одного столбца можно определить несколько условий поиска. Чтобы установить этот режим надо выполнить следующие действия:

1. Укажите ячейку в фильтруемом списке.

2. Дайте команду Данные=> Фильтр=> Автофильтр.

После этого в нижней части заголовка каждого столбца появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условий отбора.

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий.

  • Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых необходимый оператор сравнения (равно, больше, меньше, и т.д.), а в правое поле введите ограничение. Переключатель и/или позволяет указать второе условие фильтрации для выбранного столбца. и значение сравнения справа от него.
  • Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку И, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.
  • Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку Или, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.
  • При этом в условиях поиска можно использовать символы подстановки "*" и "?". Условия могут быть объединены одним из двух способов: по "И" либо по "ИЛИ". Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца, воспользуйтесь условием отбора "Первые 10...".
  • Наконец, записи можно отфиль­тровать просто по конкретному значению, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению.

При вводе условий отбора можно использовать перечисленные ниже элементы условий.

1. Чтобы отобрать строки, содержащие ячейки с заданным значением, введите требуемые число, дату, текстовую или логическую константу в ячейку ниже заголовка столбца диапазона условий. Например, чтобы отобрать строки, в которых индекс отделения связи равен 115522, введите в диапазоне условий число 115522 ниже заголовка «Индекс отделения связи».

2. При использовании текстовой константы в качестве условия отбора будут отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Например, при вводе условия «Анг» будут отобраны строки с ячейками, содержащими слова Ангара, Англия и Ангола. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например, текст, следует ввести условие:
=''=текст''

3. Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов.

 

Знаки подстановки
Значение
Пример
? (знак вопроса) Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса д?м задает поиск "дым" и "дом"
* (звездочка) Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"
~ (тильда), за которой следует ?, * или ~ Знак вопроса, звездочка или тильда Что~? Задает поиск "Что?"

Примечание. Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.

После применения фильтра в списке остаются только строки, содержащие указанное значение.

В Microsoft Ехсеl фильтрованные объекты выделяются специальным образом. Номера отфильтрованных строк становятся голубыми. Стрелки автофильтра в столбцах, по значению которых отбирались строки, также выделяются голубым цветом.

Чтобы отфильтровать список по данным нескольких столбцов, можно последовательно применить автофильтр к каждому из столбцов или применить расширенный фильтр.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, копировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы.

Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.

Чтобы удалить автофильтр из списка, дайте ещё раз команду Данные => Фильтр=> Автофильтр.

Рассмотрим пример.

Ниже приведен фрагмент списка данных, который мы будем использовать в дальнейшей работе. В каждом поле содержится информация определенного типа, например, фамилии, имена и т.д., а запись состоит из описания элемента списка. В нашем списке каждая запись содержит основные сведения о сотруднике: № п.п., Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Разряд, Улица, Дом, Кв., Дата рождения, Телефон, Оклад, Дата приема на работу.

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
1
2
3
4
5
Список сотрудников
6
                         
7
№ п.п.
Фамилия
Имя
Отчество
Пол
Разряд
Улица
Дом
Кв.
Дата рождения
Телефон
Оклад
Дата приема на работу
8
1 Иванова Татьяна Викторовна Ж 12 Кирова 12 811 12.08.1947 22-34-56 2234 12.08.1995
9
2 Бодрова Вера Федоровна Ж 11 Гамарника 45 213 23.09.1980 23-45-78 1567 23.09.1994
10
3 Смирнова Любовь Антоновна Ж 9 Фокина 54 45 11.07.1967 нет 895 11.07.1995
11
4 Иванова Галина Сергеевна Ж 6 Нейбута 23 56 06.06.1971 45-56-32 544 06.06.1992
12
5 Иваненко Анна Павловна Ж 8 Некрасова 23 144 08.01.1956 12-34-87 756 08.01.1995
13
6 Иващенко Сергей Максимович М 15 Фокина 11 56 09.02.1934 47-56-21 3245 09.02.1995
14
7 Иванова Наталья Алексеевна Ж 17 Нерчинская 3 98 29.04.2023 нет 4345 29.04.1995
15
8 Иванов Петр Алексеевич М 14 Пацаева 4 43 13.03.1978 11-23-45 1456 13.03.1993
16
9 Иваненко Алексей Аркадьевич М 12 Шошина 9 21 18.12.1954 54-32-67 1367 18.12.1995
17
10 Иванова Галина Николаевна Ж 9 Фадеева 12 34 19.10.1969 нет 854 19.10.1995
18
11 Яхонтов Олег Васильевич М 12 Фирсова 13 43 25.05.1971 22-45-55 1388 25.05.1991
19
12 Яковлев Виктор Глебович М 13 Пушкинская 17 117 23.05.1972 33-65-76 2450 23.05.1992
20
13 Иванова Елена Андреевна Ж 18 Пирогова 53 233 12.08.1947 нет 4765 12.08.1992
21
14 Ивановский Сергей Михайлович М 15 Снеговая 12 24 23.02.1947 42-25-56 1503 13.06.1980
22
15 Ивановская Ирина Викторовна Ж 13 Баляева 29 38 11.04.1956 34-87-21 1529 23.05.1981
23
16 Иванович Михаил Иванович М 11 Багратиона 70 56 18.12.1967 23-67-45 960 11.08.1991
24
17 Иванович Татьяна Николаевна Ж 9 Фокина 11 12 14.11.1977 22-44-66 725 19.03.1999

Вначале отберем только те записи, в которых значение в столбце Оклад больше 1000. Для этого установим режим фильтрации (Данные => Фильтр => Автофильтр), щелкнем на кнопке у заголовка "Оклад" (рис.7,4) и выберем в открывшемся списке "Условие..."

Рис. .7.4. Фрагмент таблицы с открытым ниспадающим списком

Затем введем критерий в появившемся окне (рис. 7.5).

Рис. 7.5 .Окно для ввода условий автофильтра

После нажатия кнопки "ОК" фильтр вступит в действие. При этом кнопка открытия списка окрашивается в синий цвет, а в строке состояния появляется соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем номера не попавших в фильтр строк не отображаются (рис. 7.6).

Рис. 7.6. Фрагмент списка с результатом применения Автофильтра

Для отбора записей, у которых значение оклада находится в диапазоне от 1000 до 2000, необходимо задать двойное условие, как показано на рис. 7.7.

Рис. 7.7. Наложение двух условий на один столбец

Примечание. При первоначальном выборе в ниспадающем списке пункта Первые 10 – отбор указанного количества (не обязательно десяти) наибольших или наименьших элементов списка. При выборе этого варианта открывается диалоговое окно (рисунок 7.8) для установки критериев отбора.

Рис. 7.8

в начало



Стань УМНЕЕ компьютера!

http://vinogradonline.ru/ob/1188

Клуб на Миллион в месяц (СТАРТ)



Главная Windows 7 Windows XP Word 2003 Word 2007 Excel 2003 Excel 2007 Алгоритмы Статистика Принцип Парето Цифровые системы
управления

Copyright © 2008-2017
Ющик Е.В. e-mail: veta@comp5.ru

All Rights Reserved

Рейтинг@Mail.ru

Реклама: