Рейтинг@Mail.ru
   
   
   
   
Оглавление
Знакомство с Word
Создание и сохраниение документов Word
Ввод текста в документ Word
Редактирование документов Word
Форматирование документов Word
Изменение регистра набранного текста Word
Обрамление и фон абзаца
Оформление списков
Форматирование с помощью табуляторов
Оформление текста в виде колонок
Добавление колонтитулов
Нумерация страниц
Защита форматов в документе
Работа с таблицами Word
Редактор формул Word
Средства автоматизации Word
Стили и шаблоны
Слияние документов
Использование Смарт-тегов
Работа с формами
Гиперссылки

Рекомедую

Microsoft Office Шаг за Шагом

Хотите быстро освоить Word, Excel и PowerPoint?
Все, что нужно для самостоятельного изучения

НАХОДИТСЯ ЗДЕСЬ >>



12. Стили и шаблоны

Понятия шаблона и стиля документа
Создание документа на основе шаблона
Форматирование текста с помощью стилей
  Встроенные стили
Применение стиля к тексту
Просмотр информации о стилях
Пользовательские стили и шаблоны
  Создание шаблона
Присоединение шаблона к документу
Изменение стилей в документе и шаблоне
Создание стилей
Переименование и удаление стилей
Непосредственное редактирование шаблона

Чтобы отформатировать абзац или группу знаков определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При большом количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации. Если вы все же добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала.

Понятия шаблона и стиля документа

Шаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.

Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный). Далее мы будем называть его просто Обычный.

Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:

  1. стиль знака — содержит только параметры шрифта;
  2. стиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;
  3. стиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;
  4. стиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.

Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.

Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.

Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word.

Создание документа на основе шаблона

Посредством команды ФайлСоздать откройте область задач Создание документа и в разделе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере. Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны, показанное на рис. 12.1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.

Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.

Рис. 12.1. Выбор шаблона для создания нового документа

Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть.

Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны, программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать панели инструментов Стандартная. Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон.

Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастера создания документов — мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вsводит серию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.

Форматирование текста с помощью стилей

Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии — стили заново копируются в документ из его шаблона.

Встроенные стили

В программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. 1. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд специализированных стилей. Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе.

Таблица .12.1. Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения

Стиль или операция Область действия Сочетание клавиш

Обычный

Абзац

Ctrl+Shift+N

Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца)

Символ

Ctrl+Пробел

Заголовок 1

Абзац

Ctrl+Shift+1

Заголовок 2

Абзац

Ctrl+Shift+2

Заголовок 3

Абзац

Ctrl+Shift+3

Маркированный список

Список

Ctrl+Shift+L

Нет списка

Список

Отсутствует

Обычная таблица

Таблица

Отсутствует

Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля)

Абзац

Alt+Shift+¬

Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля)

Абзац

Alt+Shift+®

Применение стиля к тексту

Чтобы отформатировать фрагмент текста с помощью стиля — достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца — к абзацу.

Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста.

Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный — красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий , к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет.

Просмотр информации о стилях

Информация о стилях в программе Word представлена в четырех местах.

  1. В содержимом поля со списком Стиль на панели инструментов форматирования отражается текущий стиль абзаца.
  2. Если выбрать команду ФорматСтили и форматирование. Откроется одноименная область задач Стили и форматирование, показанная на рис. 12.2.
  3. Рис.12. 2. Область задач Стили и форматирование

    В текстовом поле, которое находится в верхней части этой области задач, указан стиль выделенного фрагмента текста. Расположенная под ним кнопка Выделить все предназначена для выделения всего текста, имеющего такой же стиль. В списке Выберите форматирование для применения представлены стили, имеющиеся в документе и шаблоне Normal , а также сочетания параметров форматирования, примененные к элементам документа непосредственно, без использования стилей.

    Раскрывающийся список Показать, расположенный в нижней части области задач, служит для выбора категории стилей, отображаемых в этой области и в списке Стиль на панели инструментов Форматирование . Он содержит следующие элементы:

    • Доступное — стили и форматирование из документа и три стандартных стиля заголовков;
    • Используемое — только те стили, которые используются в текущем документе (не те, что в нем определены, а лишь те, которые назначены хотя бы одному фрагменту текста);
    • Доступные стили — стили из документа и три стандартных стиля заголовков (но без форматирования, примененного непосредственно);
    • Все — полный набор стилей, которые можно использовать при форматировании документа: стили из документа и стандартные (однако специализированные стандартные стили, автоматически применяемые программой для форматирования определенных элементов, в этом режиме по умолчанию скрыты);
    • Специальное — команда открытия диалогового окна Настройки формата , в котором можно выбрать для отображения конкретные стили, в том числе специализированные. Диалоговое окно Настройка формата, открываемое при выборе последней из описанных установок, показано на рис. 3. В нем можно указать, какие стили и команды должны отображаться в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль на панели инструментов форматирования. Здесь доступен полный набор стилей, определенных в документе и в программе Word. В списке Отображаемые стили следует установить флажки для тех стилей, имена которых вы хотите видеть при работе с документом. Содержимое этого списка определяется установкой, выбранной в раскрывающемся списке Категория ( Доступные стили, Используемые, Все, Специальные, Не показывать стили).

      Рис. 12.3. Диалоговое окно Настройки формата

      Кроме того, в диалоговом окне Настройки формата имеется флажок всегда показывать заголовки 1–3. Флажки из группы. Прочее форматирование управляет отображением в области задач Стили и форматирование и в списке Стиль следующих элементов:

    • без форматирования — форматирование командой Очистить формат, снимающая все форматирование текста и применяющая к нему стиль Обычный, если выделен весь абзац, и стиль абзаца, если выделена его часть.
    • шрифты — непосредственное форматирование знаков;
    • абзацы — непосредственное форматирование абзацев;
    • списки — непосредственное форматирование списков.

      Установки, заданные в диалоговом окне Настройки формата , можно сохранить в шаблоне документа, для чего следует установить флажок сохранить настройки в шаблоне. Тогда они будут действовать для всех документов, создаваемых на основе данного шаблона.

  4. Информация о стилях присутствует и в области задач Показать форматирование — под заголовками Стиль знака и Стиль абзаца. Если выделенный текст имеет стиль Обычный, его стиль здесь не указывается.

  5. Можно отобразить названия стилей, назначенных каждому абзацу документа. Для этой цели используется расположенная в левой части окна документа полоса стилей (рис. 12.4).

Рис.12.4. Полоса стилей

Чтобы вывести полосу стилей на экран, нужно переключиться в Обычный режим просмотра документа, открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Вид задать для параметра ширина полосы стилей любое значение, отличное от нуля. После этого можно будет расширить полосу стилей, передвинув ее границу с помощью мыши. Для того чтобы скрыть полосу, достаточно перетащить ее границу влево, к самому краю окна.

Пользовательские стили и шаблоны

В случае если структура документов, с которыми вы работаете, достаточно проста и все они однотипны, можно ограничиться переопределением нескольких стандартных стилей, то есть задать собственное оформление заголовков, основного текста и списков с сохранением стандартных названий этих стилей.

Создание шаблона

Для создания шаблона надо сначала создайте новый документ произвольным образом. Затем щелкните на кнопке Сохранить и в диалоговом окне сохранения файла выберите в списке Тип документа установку Шаблон документа (*.dot , введите для шаблона имя, например, Справка.dot и укажите для его сохранения свою рабочую папку.

Существует и другой способ создания нового шаблона. Вызовите команду ФайлСоздать, затем в области задач Создание документа в группе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере, укажите в качестве базового шаблон Normal, представленный здесь значком Новый документ (при желании можно выбрать и любой другой шаблон). После этого в группе Создать установите переключатель Шаблон, как это показано на рис. 12.5, щелкните на кнопке OK, а затем сохраните полученный шаблон.

Рис. 12.5. Создание шаблона

Присоединение шаблона к документу

Чтобы присоединить только что созданный шаблон к документу нужно выполнить команду Сервис Шаблоны и надстройки, чтобы открыть одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 6. Выбранная в данном окне по умолчанию вкладка Шаблоны предназначена для работы с шаблонами, остальные вкладки — для работы с XML-документами.

Рис. 12.6. Диалоговое окно Шаблоны и надстройки

На вкладке Шаблоны задаются два вида шаблонов: шаблон документа и список общих шаблонов. Последние используются при работе со всеми документами, открываемыми в Word. Для того чтобы включить шаблон в список общих шаблонов программы, следует щелкнуть на кнопке Добавить в области Общие шаблоны и надстройки и указать файл нужного шаблона в открывшемся диалоговом окне Добавление шаблона. После этого вы сможете активизировать шаблон в тех сеансах работы с программой, в которых он вам потребуется, для чего придется снова открыть данное диалоговое окно и установить флажок возле имени шаблона. Если хотите, чтобы заданный вами шаблон, подобно шаблону Normal, активизировался автоматически при запуске программы Word, поместите ярлык его файла в папку C:\Documents and Settings\<имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP.

Шаблон, связанный с конкретным документом, задается в поле Шаблон документа. По умолчанию там указан шаблон Normal. Для того чтобы присоединить к документу другой шаблон, щелкните на кнопке Присоединить и выберите его в диалоговом окне Присоединение шаблона. Имя Normal будет заменено полным именем файла шаблона.

Обратите внимание на флажок Автоматически обновлять стили. Он позволяет изменить стиль и затем применить изменения ко всем документам, созданным на основе этого шаблона.

Функция автоматического обновления стилей не только позволяет согласовывать форматирование однотипных документов, но и облегчает совместную работу над документами. Пользователи, работающие над одними и теми же документами на разных компьютерах, смогут увидеть эти документы в привычном и удобном для себя виде, независимо от того, кто их создал.

Изменение стилей в документе и шаблоне

В документе Word можно создавать новые стили, изменять существующие (то есть задавать для них другие параметры форматирования), переименовывать их и удалять. При этом программа позволяет сразу же сохранять изменения в шаблоне документа.

Операции со стилями удобнее всего выполнять в области задач Стили и форматирование, поэтому откройте ее для документа.

Чтобы изменить формат стиля, щелкните правой кнопкой мыши на имени стиля или левой кнопкой мыши по стрелки слева с именем стиля , например, Заголовок 1 и выберите команду Изменить. В открывшемся диалоговом окне Изменение стиля (рис. 12.7) задайте параметры форматирования, которые вы считаете подходящими для названия документа. Настройку наиболее часто используемых параметров можно осуществить непосредственно в этом окне. Остальные параметры задаются в соответствующих диалоговых окнах, которые открываются с помощью команд из раскрывающегося списка Формат внизу окна. Установите флажок Добавить в шаблон, чтобы выполненные изменения не просто влияли на оформление документа, но и записывались в его шаблон.

В диалоговом окне Изменение стиля имеется флажок Обновлять автоматически. Если установить его для определенного стиля, то любое изменение форматирования фрагмента текста, имеющего данный стиль, будет трактоваться программой как изменение стиля.

Рис. 12.7. Изменение стиля

Существует другой, действительно удобный, способ изменения стилей: отформатировать фрагмент текста, а затем, выделив его, щелкнуть правой кнопкой мыши на имени того стиля, которому нужно назначить такое форматирование, и выбрать команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом.

Создание стилей

Для создания стилей используются три способа:

Первый способ:

  1. Выделите отформатированный текст, чтобы не был захвачен знак абзаца, щелкните на кнопке Создать стиль в области задач Стили и форматирование. В результате откроется диалоговое окно Создание стиля , точно такое же, как окно Изменение стиля.
  2. Введите в поле Имя имя стиля , а в списке Стиль выберите установку Знака.
  3. В поле Основан на стиле оставьте установку Основной шрифт абзаца.
  4. Установите флажок Добавить в шаблон (после чего окно примет такой вид, как показано рис.8) и щелкните на кнопке OK.

Рис. 12.8. Создание стиля знака

Второй способ:

  1. Щелкните на кнопке Создать стиль в области задач Стили и форматирование.
  2. В открывшемся диалоговом окне введите для нового стиля имя и в списке Стиль выберите установку Знака.
  3. Выберите в поле Основан на стиле установку Обычный.
  4. Измените форматирование нового стиля.
  5. Установите флажок Добавить в шаблон и щелкните на кнопке OK.

В списке стилей появился еще один стиль. Эти стили помечены символом а, а не знаком абзаца, как остальные стили в списке, поскольку были созданы не стили абзаца, а стили знака.

Третий способ:

  1. Отформатируйте один из абзацев в документе произвольным образом.
  2. Выделите отформатированный абзац или установите в него курсор, а затем щелкните в поле Форматирование выделенного текста правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить стиль.
  3. В диалоговом окне Изменение стиля введите для стиля имя.
  4. В раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца выберите стиль Обычный.
  5. Оставив все остальные параметры стиля без изменений, установите флажок Добавить в шаблон и щелкните на кнопке OK.

Обратите внимание на установку Стиль следующего абзаца, задаваемую в диалоговом окне создания стиля. Когда, закончив набирать отформатированный данным стилем абзац, вы нажимаете клавишу Enter, программа создает следующий абзац и применяет к нему тот стиль, который указан как стиль следующего абзаца. Например, если после заголовка определенного уровня в документе всегда следует обычный текст, то настраивая стиль этого заголовка, имеет смысл задать в поле Стиль следующего абзаца стиль Обычный.

Переименование и удаление стилей

Переименование стиля выполняется в диалоговом окне Изменение стиля. Если при этом вы установите флажок Добавить в шаблон, чтобы внесенное изменение отразилось и в шаблоне, то исходный стиль останется в шаблоне, куда будет просто добавлен новый стиль с указанным вами именем.

Для удаления стиля из документа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля на панели Стили и форматирование и выбрать команду Удалить, а затем подтвердить удаление. В этом случае у вас вообще не будет возможности указать, что изменения должны отразиться в шаблоне.

Непосредственное редактирование шаблона

Существует возможность отредактировать стили непосредственно в шаблоне документа. Для этого нужно выбрать команду Файл ->Открыть, в диалоговом окне Открытие документа задать в поле Тип документа установку Шаблон документа (*.dot), указать файл шаблона и щелкнуть на кнопке Открыть. Шаблон откроется в программе как обычный документ. При этом у вас будет возможность создавать, удалять и переименовывать стили, а также применять их к тексту.

в начало



Стань УМНЕЕ компьютера!

http://vinogradonline.ru/ob/1188

Клуб на Миллион в месяц (СТАРТ)



Главная Windows 7 Windows XP Word 2003 Word 2007 Excel 2003 Excel 2007 Алгоритмы Статистика Принцип Парето Цифровые системы
управления

Copyright © 2008-2017
Ющик Е.В. e-mail: veta@comp5.ru

All Rights Reserved

Рейтинг@Mail.ru

Реклама: