Рейтинг@Mail.ru
   
   
   
   
Оглавление
Знакомство с Word
Создание и сохраниение документов Word
Ввод текста в документ Word
Редактирование документов Word
Форматирование документов Word
Изменение регистра набранного текста Word
Обрамление и фон абзаца
Оформление списков
Форматирование с помощью табуляторов
Оформление текста в виде колонок
Добавление колонтитулов
Нумерация страниц
Защита форматов в документе
Работа с таблицами Word
Редактор формул Word
Средства автоматизации Word
Стили и шаблоны
Слияние документов
Использование Смарт-тегов
Работа с формами
Гиперссылки

Рекомедую

неизвестный Word


13. Слияние документов в Microsoft Office 2003

(Скачать методические указания по работе со слиянием документов можно здесь)   ссылка2

ВВЕДЕНИЕ
Шаг 1. Создание основного документа
Шаг 2. Создание источника данных
Шаг 3. Вставка полей слияния
Шаг 4. Вывод стандартного документа
Редактирование составных документов
  Просмотр источника данных
Правка записей данных
Ввод новых полей данных
Сортировка записей данных в источнике данных
Упорядочение данных в существующем источнике данных
Отбор записей данных из источника данных
Вставка условий в текст письма
Особенности создания конвертов

ВВЕДЕНИЕ

В жизни часто возникает необходимость отправки стандартных писем нескольким адресатам. В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word представляет возможность автоматизированной подготовки подобных писем для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, но и любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Подготовка стандартных документов нескольким адресатам состоит из следующих основных шагов:

  1. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.

  2. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источник данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.
  3. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.
  4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Шаг 1. Создание основного документа

На этом шаге определяется тип основного документа (документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и т.д.) и ему присваивается статус основного документа. Любой стандартный текст, помещенный в основной документ, будет повторен для каждого набора данных. При выполнении упражнений будем для начала рассматривать наиболее общий случай – создание документа на бланке.

Существует два способа создания основного документа на бланке:

Первый способ - создание документа на бланке на основе уже имеющегося документа.

Второй способ - создание документа на бланке нового документа.

Дайте команду на отображение в области задач Слияния. Это можно сделать одним из двух способов:

  • Дать команду СервисПисьма и рассылкиСлияния

  • В меню Вид включить режим Область задач, в строке заголовка области задач в ниспадающем списке выбираем Слияние.

В результате в области задач Мастер слияния отобразит первый этап Выбор типа документа (рис. 13.1). Область задач Слияние состоит из трех частей:

  1. Первая, верхняя часть, содержит заголовок и меню соответствующего шага.
  2. Вторая, средняя часть – описание выбранного пункта.
  3. Третья, нижняя часть позволяет переключать этапы Мастера слияния.

Рис. 13.1. Первый этап Мастера слияния

На этом этапе предлагается возможность выбора типа документа, с которым предстоит работать. Это могут быть следующие типы:

  1. Документы на бланке... -в итоговый документ после каждой записи будет вставляться разрыв страницы. Именно этот вариант нужен нам для создания писем на отдельных листах.
  2. Наклейки... - в итоговом документе на каждый лист будет выведено по несколько наклеек с адресами получателей из нашей базы данных. Это пригодится для подготовки наклеек на конверты.
  3. Конверты... - информация на конверте — та же, что и на наклейках, только записи выводятся не блоками по несколько штук на страницу, а по одной (печатаем конверт с адресом получателя и информацией об отправителе: обратный адрес, логотип и т.д.).
  4. Каталог... - при таком способе все объединяемые записи из БД в итоговый документ будут выводиться подряд, без разрывов страниц в один итоговый документ. Так мы создадим и распечатаем реестр нашей рассылки.
  5. Электронное сообщение – подготавливает документы для рассылки по электронной почте. Чтобы этот сервис был доступен, на компьютере должна быть установлена программа, поддерживающая интерфейс MAPI, такая как Microsoft Outlook.
  6. Факс - подготавливает документы для рассылки по факсу почте. Параметр Факсы в области задач Слияние доступен только при условии, что установлена программа отправки факсов, поддерживающая интерфейс MAPI, такая как Microsoft Fax, и программа отправки сообщений электронной почты, поддерживающая интерфейс MAPI, со службой передачи факсов, такая как Microsoft Outlook. В системе должен быть установлен факс-модем.

На втором этапе работы Мастера слияния (рис. 13.2) в разделе Выбор документа отображаются разные способы создания основного документа:

  1. Текущий документ. В качестве основного документа будет выбран активный документ.
  2. Шаблон. После выбора раздела Шаблон появляется новая ссылка. Если щелкнуть ссылку Выбор шаблона, то откроется окно диалога Выбор шаблона. На вкладке Слияние можно выбрать нужный шаблон, а затем нажать кнопку OK. После того как в активном окне отобразится документ, созданный на основе шаблона, в разделе выбор документа будет предложено выбрать текущий документ.
  3. Существующий документ. После выбора этого раздела отобразится список открытых окон. Можно выбрать любое из них, при необходимости выбираем пункт Другие документы и щелкаем по кнопке Открыть. Тогда в окне открытия файла можно выбрать файл на любом носители информации компьютера.

Рис. 13.2. Второй этап Мастера слияния

Шаг 2. Создание источника данных

На этом шаге надо открыть или создать источник данных, который содержит данные, изменяющиеся при слиянии документов. Источник данных можно представлять как простую таблицу. Каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например, имени, фамилии, улице и почтовому индексу. Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, например, имя и адрес одного получателя.

Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источник данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация, включая таблицу Microsoft Word, список контактов Microsoft Outlook, лист Microsoft Excel, базу данных Microsoft Access и текстовый файл:

Таблицу Word рекомендуется использовать при наличии небольшого списка данных (63 или менее полей данных). Если источник данных Word содержит более 63 полей данных, следует преобразовать его в текстовый файл с разделителями.

Можно использовать как уже существующую БД, так и создать новую. Второй вариант предпочтительнее для «обычного» пользователя, т.к. не требует знаний о СУБД (иногда — довольно серьезных), поскольку вся информация будет сохраняться и организовываться в виде таблицы автоматически.

Перейдя на третий этап Мастера слияния (рис.13.3), определяемся с местом, в котором хранятся данные о получателях. Здесь предлагается возможность выбрать либо использование уже существующего (ранее созданного) списка, использование адресной книги Outlook либо создание нового списка.

В разделе Выбор получателей выберите Создание списка. В этом случае в разделе Ввести список появляется ссылка Создать. Щелкните эту ссылку.

Откроется окно Новый список адресов для создания списка адресатов со структурой базы данных получателей по умолчанию (рис. 4), который включает тринадцать полей. Как правило, для решения частных задач требуется другой список полей.

Для изменения структуры базы данных адресатов щелкните по кнопке Настройка.

В открывшемся диалоговом окне Настройка списка адресов (рис. 5) следует выбрать или ввести имена полей для базы данных, в которой вы хотите хранить переменную информацию для стандартного документа. Имена определяемых здесь полей затем надо вставить в соответствующих местах основного документа для того, чтобы программа при формировании различных экземпляров документов подставляла в поля конкретные значения из источника данных.

Рис. 13.3.Третий этап Мастера слияния

Рис. 13.4. Окно диалога создания источника данных по умолчанию

Рис. 13.5. Окно диалога Настройка списка адресов

Ненужные элементы этого списка можно удалить, выделяя щелчком соответствующий элемент, а затем нажав кнопку Удалить и подтвердив удаление в окне диалога (рис. 13.6).

Рис. 13.6. Окно диалога подтверждения удаления поля

В список можно добавить новые имена, например, Отчество, Окончание, щелкнув на кнопке Добавить и введя наименование нового поля в окне диалога Добавление поля (рис. 13.7).

Некоторые поля, например, поле Адрес1 достаточно переименовать, щелкнув на кнопке Переименовать и отредактировав имя в окне диалога Переименование поля (рис. 13.8).

Рис. 13.7. Окно диалога Добавление поля

Рис. 13.8. Окно диалога Переименование поля

Программа выставляет определенные вами поля в источнике данных в той последовательности, в которой они представлены в списке Настройка списка адресов. Если вас не устраивает эта последовательность, то ее можно изменить. Выделите щелчком левой кнопки мыши имя поля, которое вы хотели бы переместить, а затем щелкните на одной из кнопок Вверх или Вниз для смещения на одну позицию.

Необходимо помнить, что структуру полей в дальнейшем можно изменить в любой момент.

Сразу же после настройки структуры источника данных откроется окно для ввода информации (рис. 13.9) о получателях.

Рис. 13.9. Окно диалога для ввода данных адресатов

В этом окне слева расположен список полей, а справа – поля для ввода информации об адресатах. Можно использовать клавиши Tab и Shift + Tab для передвижения по полям формы. Заполнение записи осуществляется путем ввода сведений в очередное поле данных и нажатия клавиши ENTER для перехода к следующему полю данных. Если очередное поле следует пропустить, еще раз нажмите клавишу ENTER. Не помещайте в поле пробелы.

Закончив добавление записей, сохраните источник данных, для этого нажмите кнопку Закрыть. Откроется окно диалога Сохранение списка адресов (рис. 13.10)

По умолчанию список адресов сохраняется в папке Мои источники данных, расположенной в папке Мои документы. Соответственно для каждого профиля одного компьютера источники данных располагаются отдельно. Лучше всего хранить список адресов в этой папке, поскольку по умолчанию Microsoft Word выполняет поиск источников данных в этой папке. Таким образом, если впоследствии список адресов потребуется использовать при слиянии, его не нужно будет искать в других папках.

По умолчанию эти файлы имеют расширение .mdb и раскрываются при помощи программы Microsoft Access, где источник данных представлен в виде таблицы Office_Adress_List (рис. 13.11).

После создания и сохранения источника данных вставьте в основной документ поля слияния. Эти поля являются прототипами и указывают Word, куда следует вставлять сведения из источника данных.

Рис. 13.10. Диалоговое окно сохранения источника данных

Рис. 13.11. Окно Access с источником данных Адреса ветеранов

Шаг 3. Вставка полей слияния

Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе так называемые поля слияния. Вставка полей слияния производится на этапе 4 Мастера слияния (рис. 13. 12).

На этом этапе возможна вставка целых блоков полей слияния (Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка). Для вставки отдельных полей слияния из источника данных надо поставить курсор в место вставки поля и выбрать нужное поле. Для этого надо либо выбрать пункт Другие элементы этапа 4 Мастера слияния, либо нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние (рис. 13.13). В результате отобразится окно диалога Добавление поля слияния (рис.13.14), где из списка всех полей слияния, которые доступны для вставки в основной документ, можно выбрать нужное и щелкнуть по кнопке Вставить.

Рис. 13.12. Этап 4 Мастера слияния

Рис. 13.13. Панель инструментов Слияние

Рис. 13.14. Добавление полей слияния

Поля слияния вставляются в кавычках, и по умолчанию выделяются серым цветом. Описанные выше действия необходимо повторить для всех остальных полей слияния, которые вы хотите видеть в основном документе. Знаки поля слияния(« ») нельзя ввести командой Символ из меню Вставка.

Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями, до и после знаков поля слияния (« »). Чтобы поместить поле слияния в новой строке, нажмите клавишу ENTER. Для выделения данных слияния можно отформатировать поля слияния. Например, можно сделать адрес полужирным или выделить название продукта другим шрифтом.

Шаг 4. Вывод стандартного документа.

Для вывода писем сначала выполняется слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога в зависимости от типа основного документа. Составные документы можно распечатать на принтере, разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, все полученные составные документы могут быть объединены в одном новом документе для последующего просмотра и печати.

Прежде чем начать вывод экземпляров стандартного документа, необходимо еще раз проверить основной документ на предмет возможных ошибок. Для проверки нужно щелкнуть на кнопке Поиск ошибок панели инструментов Слияние, а затем в появившемся окне Поиск ошибок (рис. 13.15) выбрать Создать только отчет об ошибках.

Рис. 13.15. Окно диалога Поиск ошибок

После проверки можно перейти к выводу составных документов, щелкните по кнопке Далее. Просмотр писем.

Происходит переход на этап 5 Мастера слияния, где осуществляется вставка данных из источника данных в основной документ. В полях слияния будут размещены данные первой записи из источника данных и произойдет смена команд в области задач (рис. 13.16).

Для перехода к другой записи можно воспользоваться одним из трех вариантов:

  1. в области задач Слияние.
  2. Кнопками со стрелками панели инструментов Слияние .
  3. Вводом номера записи в поле Перейти к записи (поле с номером записи между стрелками панели инструментов Слияние) и нажатием клавиши ENTER.

Если щелкнуть на ссылку Найти получателя, то можно найти запись с заданным значением любого поля источника данных. Например, можно найти запись, содержащую в поле Фамилия значение Иванов (рис. 13.17).

Рис. 13.16. Этап 5 Мастера слияния

Рис. 13.17. Окно диалога Поиск в поле

После выполнения этих действий нажимаем кнопку Далее и переходим на Этап 6. Завершение слияния.

На этапе 6 документ готов для печати и его можно распечатать. Если поля слияния отображаются заключенными в фигурные скобки, например, {  MERGEFIELD Город }, значит, в Microsoft Word отображаются коды полей, а не результаты слияния. Независимо от того, отображаются ли коды полей слияния или результаты слияния, результат слияния в основном документе Word остается неизменным. Если требуется просмотреть результаты слияния, щелкните код поля слияния правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Коды/значения полей. Распечатать все отдельные записи сразу возможно и при выполнении команды Печать. Более удобно предварительно объединить все письма в один документ.

Для объединения всех отдельных записей в один документ выполните одно из следующих действий:

  • В окне основного документа нажмите кнопку Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние.
  • В области задач Слияние нажмите ссылку Изменить часть писем.

Откроется окно диалога Составные новые документы (рис. 13.18), где в разделе Объединить записи выбираем все

Рис. 13.18. Окно диалога Составные новые документы

Каждый из полученных в результате составных документов размещается на отдельной странице нового документа. По умолчанию новому документу присваивается имя Письма1, если вы поделываете эту операцию в первый раз, или Письма2, Письма3 и т.д. при повторном использовании. Теперь чтобы напечатать составные документы достаточно нажать кнопку Печать на Стандартной панели инструментов. Допускается также печать отдельных листов составных документов по выбору пользователя.

Для такого простого случая, когда не накладывается никаких условий на записи, достаточно еще на этапе 4 Мастера слияния (Создание писем) нажать кнопку Слияние в новый документ  панели инструментов Слияние.

Редактирование составных документов

Просмотр источника данных

Первый способ просмотра – это просмотр из основного документа Word. Предварительно убедитесь в том, что настроен основной документ и выбран источник данных и проделайте следующие действия:

  1. Отобразите Мастер слияния в области задач.
  2. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.
  3. Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния (рис. 13.19) отображаются все записи источника слияния.

Рис. 13.19. Окно диалога Получатели слияния

Правка записей данных

В окне диалога Получатели слияния нажмите кнопку Изменить откроется форма для работы с записями.

Для внесения исправлений в поля записей необходимо предварительно осуществить поиск, используя либо

  • кнопки Следующую, Предыдущую, Первую, Последнюю;
  • клавишу Enter в последнем поле;
  • ввод номера нужной записи в поле номера и нажатие клавиши Enter;
  • кнопку Найти запись и соответственно окно диалога Поиск элемента.

Для добавления новой записи в существующий источник данных служит кнопка Добавить запись, а кнопка Удалить запись соответственно для удаления.

Ввод новых полей данных

Для ввода новых полей в источник данных из основного документа Word надо открыть форму для работы с записями и щелкнуть кнопку Настройка. В результате откроется окно диалога Настройка списка адресов, кнопки которого позволяют работать с полями источника данных. Используя это окно диалога, выбрав имя поля и нажав соответствующую кнопку, можно

  • удалять поля из всех записей источника данных,
  • переименовывать поля в источнике данных.

Если в каком-либо из основных документов слияния осталось поле слияния со старым именем, его необходимо заменить новым полем. Чтобы ввести новое поле слияния, нажмите кнопку Вставить поле слияния на панели инструментов Слияние.

Сортировка записей данных в источнике данных

Предварительно убедитесь в том, что настроен основной документ и выбран источник данных и проделайте следующие действия:

  1. Отобразите Мастер слияния в области задач.
  2. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.
  3. Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния отображаются все записи источника слияния.
  4. Провести сортировку можно одним из двух способов:
    • щелкните соответствующий заголовок столбца;
    • щелкните кнопку Изменить, а в окне формы для работы с записями - Фильтр и выберите вкладку Сортировка, выберите хотя бы одно поле данных (например, Фамилия), а затем задайте порядок сортировки (по возрастанию).

Сведения о порядке сортировки хранятся вместе условиями отбора записей в основном документе. Каждый раз, когда открывается основной документ, записи данных автоматически извлекаются и сортируются в соответствии с заданными параметрами отбора. Для изменения порядка сортировки повторите описанные выше действия.

Упорядочение данных в существующем источнике данных

При создании источника данных Word без использования диалогового окна Слияние и при использовании существующего источника данных следует упорядочить данные по следующим правилам:

  • Если не используется отдельный источник заголовков, необходимо включить запись заголовка в качестве первой записи (строки ячеек) источника данных. Выше записи заголовка не должно быть никаких пробелов, текста и пустых строк. В каждую ячейку записи заголовка следует ввести название поля длиной до 40 знаков. Названия полей заголовка должны начинаться с буквы и могут включать буквы, цифры и знаки подчеркивания (но не пробелы). Поля заголовка нельзя оставлять пустыми.
  • Включайте в каждую запись число полей данных (столбцов), совпадающее с числом названий полей в записи заголовка. Если запись не содержит сведений о каком-либо поле, его можно оставить пустым.
  • Упорядочьте сведения в каждой записи данных в том же порядке, что и соответствующие названия полей в записи заголовка. Порядок столбцов в источнике данных не важен, так как процессом слияния данных с основным документом можно управлять.

Отбор записей данных из источника данных

Убедитесь в том, что основной документ настроен, выбран источник данных и в основной документ вставлены поля слияния. Отобразите Мастер слияния в области задач. Перейдите к этапу 3. Выбор получателей или к этапу 5. Просмотр писем.

Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния отображаются все записи источника слияния. Провести отбор можно несколькими способами:

Первый способ: Убрать флажок в крайнем левом столбце окна Получатели слияния (эти записи буду исключены из процесса слияния);

Второй способ: Щелкнуть на кнопке со стрелочкой на заголовке того столбца, по которому производятся условия отбора, тогда появится ниспадающий список. Например, можно выбрать пункт господин в ниспадающем списке поля Обращение, тогда для отбора будут использованы только те записи, которые имеют это обращение.

Третий способ: Открыть вкладку Отбор записей окна диалога Фильтр и сортировка. Это же окно можно открыть двумя способами:

  • В ниспадающем списке выбранного поля в окне Получатели слияния выбрать пункт Дополнительно;
  • В окне Получатели слияния щелкнуть кнопку Изменить, в следующем окне формы для работы с записями – кнопку Фильтр и выбрать вкладку Отбор записей.

В списке Поле выберите поле данных, а затем выберите оператор сравнения в поле Оператор. В поле Значение введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

Например,

Чтобы отобрать только записи данных, которые относятся к людям, обращение к которым господин, выберите в списке Поле значение Обращение, в списке Оператор — оператор Равно, а в поле Значение — значение господин.

Чтобы отобрать только те данные из источника, у которых заполнено поле Телефон, выберите в списке Поле значение Телефон, в списке Оператор — оператор Не пусто, а поле Значение оставьте пустым.

Если есть необходимость задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ. Затем повторите предыдущий шаг.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически извлекается соответствующий набор записей данных. Чтобы создать другой набор записей данных, повторите описанные выше действия. Если нужно удалить имеющиеся условия отбора из основного документа и выбрать все записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все на вкладке Отбор записей.

Вставка условий в текст письма

В текст письма можно вставлять данные в зависимости от условий, накладываемых на значение различных полей. Рассмотрим вариант вставки обращений в текст письма в зависимости от пола адресата. В нашем примере информацией о поле является обращение. Откройте основной документ с полями слияния и удалите слово «Уважаем» и поле слияние «окончание».

Чтобы в тексте письма появилось обращение «Уважаемый» или «Уважаемая», вставим в текст условие «IF …THEN…ELSE» и будем проверять пол адресата. Для этого поставьте текстовый курсор в строке, в которой должно находиться обращение к адресату. Выберите на панели инструментов Слияние командную кнопку Добавить поле Word и выберите из списка полей третью строку «IF …THEN…ELSE».

В появившемся диалоговом окне из раскрывающегося списка «поле» выберите поле Обращение. В окне «оператор» установите равно, в окне значение введите господин.

В окне Вставить следующий текст наберите: Уважаемый. В окне В противном случае вставить следующий текст укажите: Уважаемая и закройте диалоговое окно кнопкой ОК.

Нажмите клавишу Пробел после вставленного обращения

По завершению редактирования необходимо заново сформировать составной документ и сохранить его под новым именем для дальнейшего использования.

Особенности создания конвертов

Конверты отличаются в первую очередь размерами, поэтому необходимо настроить способы их печати, а также тем, что на них отображаются только адреса, делает удобным использование блока адреса.

Сформируем конверты для созданных писем. Для этого выполните следующую последовательность действий:

  1. Создайте новый документ Word (кнопка Создать на стандартной панели инструментов).
  2. Откройте в области задач Мастер слияния.
  3. На этапе 1 (Выбор типа документа) выберите Конверты. Нажмите на кнопку Далее. Открытие документа.
  4. На этапе 2. (Открытие документа) выберите Изменить макет документа и щелкните по кнопке Параметры конверта. В открывшемся окне диалога на вкладке Параметры конверта (рис. 13.20), задайте шрифт к адресу получателя, нажав кнопку Шрифт и выбрав соответствующие параметры, например, Arial, 14 пт . На вкладке Параметры печати (рис. 13.21) задайте способ печати наиболее удобный для установленного на вашем компьютере принтере. Щелкните по кнопке ОК. Нажмите на кнопку Далее. Выбор получателей.
  5. На этапе 3 (Выбор получателей) выберите Использование списка и щелкните по кнопке Обзор. Откроется окно для чтения файла, причем первоначально открывается папка Мои источники данных. Выберите файл с адресами.

    Рис. 13.20. Вкладка Параметры конверта

    Рис. 13.21. Вкладка Параметры печати окна диалога Параметры конверта

    Область задач изменится вместо одной кнопки Обзор появится информация об имени файла, который используется в качестве источника данных, и кнопки Выбор другого списка и Изменить список. Щелкните по кнопке Далее. Разработка конверта.

  6. На этапе 4 (Настройка конверта) в левом верхнем углу наберите адрес отправителя, установите курсор в области ввода адреса получателя и щелкните кнопку Блок Адреса. Откроется окно диалога Вставка блока адреса. Выбрав необходимые параметры, щелкните на кнопку Подбор полей.

    Откроется окно диалога Подбор полей. В этом окне установите соответствие стандартным полям, входящим в блок адреса, к полям, имеющимся в источнике данных. Щелкните по кнопке ОК. Конверт должен принять следующий вид:


690000
г. Владивосток
ул. Зимняя, д.145
Университет

««AddressBlock»»


Щелкните по кнопке Далее. Просмотр конвертов.

Результат (рис. 13.22) будет помещен в файл, имеющий по умолчанию имя AddressBlock.doc. Имя файла можно изменить, а также провести все действия, которые возможны на шаге 4.

Рис. 13.22. Результат слияния конвертов

в начало



Стань УМНЕЕ компьютера!

http://vinogradonline.ru/ob/1188

Клуб на Миллион в месяц (СТАРТ)



Главная Windows 7 Windows XP Word 2003 Word 2007 Excel 2003 Excel 2007 Алгоритмы Статистика Принцип Парето Цифровые системы
управления

Copyright © 2008-2017
Ющик Е.В. e-mail: veta@comp5.ru

All Rights Reserved

Рейтинг@Mail.ru

Реклама: